GUIA · NOTA DE PRODUTOS

Como emitir NF-e em São Paulo

A NF-e é a nota fiscal de quem vende produtos. Em São Paulo, ela é autorizada pela Secretaria da Fazenda e Planejamento (SEFAZ-SP). Este guia mostra o que a empresa precisa ter e como funciona a emissão, do cadastro à nota no e-mail do cliente.

1. O que a empresa precisa ter

• Inscrição Estadual (IE) ativa em São Paulo.
• Credenciamento como emissor de NF-e na SEFAZ-SP. É feito pelo portal da Secretaria da Fazenda, e o contador costuma cuidar desse passo.
• Certificado digital do CNPJ, de preferência o A1. Veja o guia sobre certificado A1.
• Regime tributário definido (Simples Nacional, MEI ou Regime Normal), porque ele muda os códigos usados na nota.

2. Os dados fiscais dos produtos

Cada produto da NF-e carrega informações que dizem ao fisco o que está sendo vendido e como é tributado. As principais são:

• NCM: código de 8 dígitos que classifica a mercadoria.
• CFOP: código da operação, como venda, devolução ou remessa. Os que começam com 5 são para dentro do estado, e os que começam com 6 para outros estados.
• CSOSN ou CST: situação tributária do ICMS. Empresas do Simples Nacional usam o CSOSN, e as do Regime Normal usam o CST.
• Origem da mercadoria: nacional, importada etc.
• Unidade, quantidade e valor.

Esses códigos devem ser definidos com o seu contador. Depois de cadastrados no produto, eles se repetem nas próximas notas.

3. Passo a passo da emissão

1. Cadastre o cliente com CPF ou CNPJ, endereço completo e, se for contribuinte, a Inscrição Estadual.
2. Cadastre os produtos com os dados fiscais.
3. Faça o pedido de venda com os itens, a forma de pagamento e as parcelas.
4. Gere a NF-e a partir do pedido e revise frete, finalidade e informações adicionais.
5. Envie para a SEFAZ-SP. Se estiver tudo certo, a nota é autorizada em segundos.
6. Envie ao cliente o XML e o DANFE, e guarde o XML por pelo menos 5 anos.

4. Vendas para outros estados

Quando o cliente está em outro estado, a NF-e muda em alguns pontos:

• O destino da operação passa a ser interestadual.
• O CFOP troca de 5 para 6 (por exemplo, 5102 vira 6102).
• A Inscrição Estadual do cliente define se ele é contribuinte do ICMS ou não.
• Vendas para consumidor final não contribuinte de outro estado podem envolver o DIFAL, a diferença de alíquota do ICMS. Confira com o contador antes de emitir.

5. Teste antes da primeira nota real

A SEFAZ tem um ambiente de homologação, em que as notas não têm valor fiscal. Emitir algumas notas de teste ajuda a encontrar erros de cadastro, como NCM inválido, CFOP incompatível ou endereço incompleto, antes que eles apareçam numa nota real.

6. Rejeições comuns

• CFOP que não combina com o destino (5 para cliente de fora ou 6 para cliente de SP).
• Inscrição Estadual do cliente inválida ou informada para quem não é contribuinte.
• Código do município que não corresponde à UF do endereço.
• Certificado vencido ou de outro CNPJ.
• Empresa ainda não credenciada como emissora.

Este guia tem caráter informativo e não substitui a orientação do seu contador. As regras de ICMS variam conforme o produto, o regime tributário e o estado de destino. Atualizado em 12/11/2026.